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盲目发送外贸开发信,会碰到以下2种情形:

1、运气好的

还能收到一些回信或系统退信,大多数开发信没有回音,不是因为客户没看,而是客户根本就没收到,你的开发信在进入对方服务器时,被反垃圾邮件系统拦截了!

2、运气不好的

发出的开发信触发“大量相似性”规则,内容检测出“垃圾邮件特征”,从而遭到大量投诉,邮箱被服务商限流或封号,更糟的是被Spamhaus组织列入黑名单,域名被列入全球黑名单,导致客户回复都提示风险不安全,导致客户流失。


首先,我们来看看反垃圾邮件系统的机制。

什么样的邮件会被判定为垃圾邮件呢?

根据国际电子邮件协会的判定规则分析:

1、未经收件人允许的在一段时间内,发送频率过快,内容重复度过高;

2、收件方未订阅或同意,但发件人发送邮件的;

3、邮件中含有SPAM高频词或广告营销的。

4、邮件内容质量较低的,图片、链接和附件较多的。


收件人的邮箱会主动对来信的每一个邮箱进行评级,对收到的邮件内容进行反垃圾邮件扫描、病毒木马扫描、危害行为扫描,过审的邮件才会投递到收件人邮箱,收件人才能看到。


了解这些机制后,我们写外贸开发信时,一定要注意以下10点,学会了这10个小招数,会大大降低被拦截的风险!

1、尽量使用企业邮箱

我们建议发国外开发信用企业邮箱,也就是你的账号@域名,这样是一个干净的无不良记录的邮件服务器。

2、陌生客户需要提前预热

反垃圾邮件相关法律规定,从未有过邮件往来、非注册会员、非收件人主动订阅,发件人主动给收件人发送含有广告营销推广之类的邮件,属于垃圾邮件。那么,我们给陌生客户的第一封邮件,千万不要含有任何广告、营销、推广等商业信息。如果可以的话,先交个朋友,有互动邮件了再逐步发送开发信。

3、发信给同一邮件服务器的频率不要过高

每台上网的电脑都有一个唯一的全球互联网IP,这个IP同样会影响邮件的到达率。因为hotmail等邮件服务商对短时间内来自同一个IP的邮件是有限制的。所以,在发送开发信时要注意,收件人列表一定要混杂不同邮件服务商,比如hotmail跟Gmail等混杂到一起,顺序打乱。

4、尽量避免收件人邮箱账号都是同一种类型

现在很多企业都是共享上网的,整个公司只有一个公网IP地址,假如你们公司有20个外贸业务员,每个业务员每天发送100封开发信,那么每天2000封邮件量就都算在这个IP头上。如果不幸你们的收信人大多是hotmail邮箱的,那么Hotmail邮件服务商就有可能拉黑你们的企业邮箱账号。

5、别用烂大街的邮件内容模板

有些邮件内容模板是有可取之处的,但大多数的烂大街的邮件内容模板千万不要套用。你得明白,已经有无数人用过这套经典模板,无数封经典模板开发信被邮件服务商识别为垃圾邮件,无数客户厌倦了这些一成不变的套路,以前刚开始也许还有用,现在啥用都没了!所以,你沿用烂大街的模板,不是去躺枪吗?此外,你跟公司的其它外贸业务员很可能共用一个IP,所以,你的开发信千万别直接套用他们的,你们IP一致,并且内容还一个样,邮件服务商不封你封谁?

6、邮件的主题和内容要尽可能快地切换

也是为了防止短时间内发出的邮件的内容相似度太高。所以你平时可以多准备一些自己亲手去写的、专属于自己的模板。在一篇邮件的内容里,同一个关键词也尽量不要重复!

7、别添加附件、图片、超链接(网址)和联系方式

对客户来说,你是陌生人,你的邮件是待识别的陌生邮件,只有他将你设为白名单,或者回复你后,你才能用附件之类的。

第一封邮件的正文千万别添加附件,最好也不要加图片、链接、联系方式。

如果必须加,一定要让图片很小,图片体积在500kb以下,并且调整好图片大小;链接只能加谷歌、推特等国际化的网址链接。

友情提醒:对于国外用户来说,你们的企业网站和阿里巴巴旺铺网站都属于不安全网站。

其实联系方式这种玩意,在开发信里就不该出现,因为你的邮箱地址本身就是一种联系方式。

8、别碰违禁词

根据国外网络服务商godaddy的统计,与销售有关的SPAM高频词通常有:

Free, Discount, Oppotunity, Win,Winner, Cheap, Deal, Debt, Income, Insurance, Loan, Money, Mortgage, Price,Rate, Profit, Save, Merchant, Stock, Act Now, All New, Call Now, Subscribe Now,Million, Dollars, Opportunity, Compare, Check, Cash, Bonus, Credit, Loans, Buy,Direct, Get Paid, Order Now, Specializing, Specialized, Offer, Please Read,Don’t Delete, Special Promotion, Satisfaction Guaranteed, You’ve Been Selected.

有人可能要问了,为何我的开发信中有这些违禁词,照样可以收到客户回复?为什么有时候我也偶尔能收到国内一些公司甚至国外发来的开发信,他们的开发信里好像也有SPAM词?这是因为,每个邮件服务器运营商都不一样,它们预设的spam keywords list也不一样,所以,某封邮件在一个邮件服务器眼里是垃圾邮件,但另一个邮件服务器里就可能不是。

但不管怎样,你需要做的,就是别碰违禁词。每一个违禁词,你都必须要用同样意思的词去替代!比如说,你要表达你们有价格优势,别用low price或者cheap,而是说Manufacturer of XXX here(你是制造商当然比代理商有价格优势)。同一个意思,可以有N个表达方式,看你怎么去绕弯。


只要做到以上8点,基本可以通关了,但我还要补充下面这最后两点!


9、内容要“真诚”,简洁明了

能用100个字说完的事,就别用1000个字。客户只需要了解你的真诚和你的产品是啥,核心卖点是啥,至于你们公司的发展历史,复杂的联系方式和名片,大量的图片和附件,who care?国外用户通常喜欢开头用一句话交朋友的、探讨共同爱好的、有关于从业共同点的、贴近生活的话题切入主题,然后谈我对行业以及客户的了解(用一两句话以吸引关注、让他们对我的专业度放心),然后再讲我是做什么产品,核心优势是啥(包括我们有哪些大客户),最后告诉对方如果有兴趣就联系我。

千万别说We know your company from http://alibaba.com,Your company seems sell safety vests, right? Do you need XXX products ? 这些废话!这些废话会让你变得啰嗦、不专业,极其容易就把一封本来不是垃圾邮件的开发信给坑进垃圾箱里去了。跟你公司产品无关、客户不可能感兴趣的话,都不要写。有一个很好的检测办法,就是,如果你删掉某句话后,剩下的内容依然很完整看起来也很有吸引力,那你删去的那句话基本就是废话了。

10、亲自测试

写完开发信后,你用自己的企业邮箱,给自己的私人邮箱发一次试试,看看会不会被列为垃圾邮件。比如你用的是企业邮箱,而客户是Gmail,那你就先寄给自己的私人Gmail邮箱试试。如果被退信或者开发信进了垃圾箱,那就赶紧修改,别犹豫。


最后,看完上面罗列的10点,大家应该已经很清楚了,如果发现自己的开发信发送之后一直没回信,首先你得先分析分析你的开发信内容,有没有含有可能被反垃圾邮件系统拦截的因素。如果有,赶紧调整,不然你及时发送几百封,几千封邮件也是没有任何意义!不真诚的邮件、含有广告营销的邮件、含有违禁词和违禁格式的邮件、内容繁杂的邮件、大量相似性(尤其是群发)的邮件,很容易遭到投诉,一旦被投诉量较多,就会导致限流或限制外发了。


任何行业没有轻易成功的捷径,不断积累经验,行则至,做则成。


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